Перед отправкой на печать или на экран проектора страниц MS Excel для придания им красивого и презентабельного вида следует выполнить форматирование. Делается это с целью повышения информативности данных, то есть для облегчения восприятия информации всеми пользователями.
Форматирование таблиц в Excel – это:
1. Установка формата чисел.
2. Настройка типа, вида, размера и цвета используемых шрифтов.
3. Установка необходимых размеров строк и столбцов.
4. Объединение (если необходимо) групп ячеек.
5. Добавление соответствующих внешних границ и цветов заливки для диапазонов ячеек.
6. Выполнение выравнивания записей относительно границ ячеек.
7. Защита записей от случайных изменений.
Многие из этих действий (но не все) выполняются при помощи кнопок панели инструментов MS Excel «Форматирование» и знакомы всем, даже начинающим пользователям. У меня, например, панель «Форматирование» выглядит так, как на скриншоте, расположенном ниже.
Если щелкнуть мышью по стрелке, расположенной на сером фоне, на правом конце панели, то можно добавить новые или отключить существующие кнопки, то есть настроить панель так, как вам удобно.
Можно (а часто и нужно) заняться настройкой панели, посмотреть и выбрать варианты, но сегодня речь немного о другом. Я расскажу об одном варианте, который часто сам использую. Он не какой-то особенный, просто один из тысячи возможных вариантов форматирования таблиц в Excel. Начинающие пользователи MS Excel могут просто его повторить и, поняв логику и последовательность действий, выбрать свой путь решения этой задачи.
Пример форматирования таблицы.
Создавая таблицу в Excel , наполняя ее данными и формулами, не отвлекайтесь на внешний вид!!! Сделайте таблицу, проверьте правильность формул и только потом займитесь ее форматированием! При таком подходе вы потратите гораздо меньше времени, наделаете меньше ошибок и избежите многих повторных манипуляций.
Предположим, вы создали таблицу для расчета массы прямоугольных заготовок из стального листа.
1. Форматируем заголовок таблицы.
1.1. Выделяем область A1…E1, нажимаем на кнопку «Объединить и поместить в центре» на панели «Форматирование». Ячейки объединились в одну, текст заголовка расположился по центру.
1.2. Выбираем шрифт — «Arial», размер – «16», «Полужирный», «Подчеркнутый», цвет шрифта – «Фиолетовый».
2. Форматируем заголовки столбцов.
2.1. Выделяем ячейки A2 и B2, нажимаем на кнопку «Объединить ячейки».
2.2. Выделяем ячейки A7 и B7, нажимаем на кнопку «Объединить ячейки».
2.3. Выделяем ячейки A2 и B2, нажимаем и удерживаем на клавиатуре кнопку «Ctrl» и выделяем ячейки A7 и B7 – в результате имеем две выделенные объединенные ячейки.
2.4. Выбираем шрифт — «Arial Black», размер – «12», выравнивание – «По левому краю», цвет шрифта – «Лиловый».
2.5. Выделяем диапазон C2…E2, нажимаем и удерживаем на клавиатуре кнопку «Ctrl», выделяем область C7…E7.
2.6. Выбираем шрифт — «Arial Black», размер – «8», выравнивание – «По центру», цвет шрифта – «Лиловый».
2.7. Для уменьшения горизонтального размера таблицы расположим надписи в ячейках C2, C7, E2, E7 в двух строках. Для этого в ячейке C2 в слове «Обозначения» после буквы «а» ставим знак переноса «-» и нажимаем на клавиатуре сочетание клавиш «Alt» и «Enter». Вторая часть слова — «чения» — осталась в той же ячейке, но расположилась на строке ниже. Аналогично поступаем с записями в ячейках C7, E2, E7.
3. Форматируем записи.
3.1. Выделяем записи исходных данных и результата расчетов — диапазон A3…E6 и диапазон A8…E8.
3.2. Выбираем шрифт — «Arial», «11», «Полужирный», «По центру», «Синий».
3.3. Выделяем диапазон B3…B6 и ячейку B8 и выравниваем «По левому краю».
3.4. Выделяем диапазон A8…E8, изменяем цвет шрифта на «Красный».
3.5. Выделяем диапазон D3…D6 и делаем щелчок правой кнопки мыши. В выпавшем контекстном меню выбираем «Формат ячеек…». В открывшемся окне «Формат ячеек» настраиваем числовой формат исходных данных.
3.6. Выделяем ячейку D8 и так же, как в предыдущем пункте через окно «Формат ячеек» настраиваем числовой формат результата расчета, установив три знака после запятой.
Окно «Формат ячеек» содержит шесть вкладок, позволяющих выполнить множество действий по изменению внешнего вида содержимого ячеек. Ряд команд доступны только из этого окна и вы не выполните их с помощью кнопок панели «Форматирование».
4. Устанавливаем размеры строк и столбцов.
Устанавливаем курсор мыши на заголовок столбца «A» вблизи с границей столбца «B». Как только курсор мыши примет вид креста состоящего из вертикальной линии и горизонтальной разнонаправленной стрелки делаем двойной щелчок левой кнопкой. Ширина столбца «A» стала по размеру равной максимальной записи в столбце – 15 пиксель.
Пощелкав по всем столбцам и строкам таблицы, получим приемлемые размеры. Если необходимо, то можно установить ширину столбца или высоту строки вручную. Для этого после принятия курсором мыши вида креста нужно нажать левую клавишу мыши и, удерживая ее нажатой, передвинуть границу в желаемом направлении. Я в примере увеличил ширину столбца «A» вручную до размера 21 пиксель.
5. Оформляем границы.
5.1. Выделяем область A2…E8 и нажимаем на кнопку панели «Все границы» и следом, не снимая выделения, нажимаем на кнопку «Толстая внешняя граница».
5.2. Выделяем ячейки A2…E2 и нажимаем на кнопку панели «Форматирование» «Толстая внешняя граница». Аналогично обрамляем диапазон A7…E7.
6. Выполняем заливку диапазонов цветом.
6.1. Выделяем область D3…D6, выбираем цвет заливки — «Светло-бирюзовый». В таких ячейках хранятся исходные данные.
6.2. Выделяем ячейку D8, выбираем цвет заливки — «Светло-желтый». В этой ячейке выводится результат расчетов.
7. Выполняем защиту формул от случайных изменений.
7.1. Выделяем ячейку D8, щелкаем правой кнопкой мыши, выбираем в выпавшем окне «Формат ячеек» вкладку «Защита» и устанавливаем галочку напротив надписи «Защищаемая ячейка».
7.2. Переходим в главное меню MS Excel и выполняем: «Сервис» — «Защита» — «Защитить лист». Пароль можно не ставить. Ячейка от случайных изменений защищена. Защита от злоумышленников – это другая тема.
На этом примере мы подробно рассмотрели, как можно выполнить форматирование таблиц в Excel . Результат – на рисунке внизу.
Внешний вид таблицы существенно изменился. Сравните с начальным вариантом. Возможно, таблица излишне пестрит красками, сочетание которых – безвкусица. Но то, что информация теперь легче воспринимается – это, я думаю, бесспорно.
Для получения информации о выходе новых статей вы можете подписаться на анонсы в окне, расположенном в конце статьи или в окне вверху страницы.
Выделение фрагментов таблицы
Чтобы выполнить какое-либо действие с группой ячеек, их необходимо сначала выделить. При этом фон всех ячеек, кроме первой, будет закрашен черным цветом. Но не закрашенная ячейка тоже будет выделена.
- · Чтобы выделить одну строку, помещаем указатель мыши на номер строки на координатном столбце. Для выделения нескольких строк перемещаемся по координатному столбцу, не отпуская левую клавишу.
- · Чтобы выделить один столбец, помещаем указатель мыши на букву на координатной строке. Для выделения нескольких столбцов перемещаемся по координатной строке, не отпуская левую клавишу.
- · Для выделения нескольких ячеек перемещаемся по таблице при нажатой левой клавише.
- · Выделение снимается щелчком в любом месте экрана.
Изменение размеров ячеек
В реальных таблицах, как правило, все столбцы имеют различную ширину. Существует несколько способов изменения размеров ячейки.
Если необходимо изменить размеры сразу нескольких ячеек, их необходимо сначала выделить.
- 1. Помещаем указатель мыши на координатную строку или столбец (они выделены серым цветом и располагаются сверху и слева); не отпуская левую клавишу мыши, перемещаем границу ячейки в нужном направлении. Курсор мыши при этом изменит свой вид.
- 2. Команда Формат - Строка - Высота и команда Формат - Столбец - Ширина позволяют определить размеры ячейки очень точно. Если размеры определяются в пунктах, то 1пт = 0,33255 мм.
- 3. Двойной щелчок по границе ячейки определит оптимальные размеры ячейки по ее содержимому.
Форматирование содержимого ячеек
Команда Формат - Ячейка предназначена для выполнения основных действий с ячейками. Действие будет выполнено с активной ячейкой или с группой выделенных ячеек. Команда содержит следующие подрежимы:
Число - позволяет явно определить тип данных в ячейке и форму представления этого типа. Например, для числового или денежного формата можно определить количество знаков после запятой.
Выравнивание - определяет способ расположения данных относительно границ ячейки. Если включен режим "переносить по словам" , то текст в ячейке разбивается на несколько строк. Режим позволяет расположить текст в ячейке вертикально или даже под выбранным углом.
Шрифт - определяет параметры шрифта в ячейке (наименование, размер, стиль написания).
Гганица - обрамляет выделенные ячейки, при этом можно определить толщину линии, ее цвет и местоположение.
Вид - закрашивает фон ячеек с помощью выделенного цвета или узора.
Защита - устанавливается защита на внесение изменений.
Команда применяется к выделенной или активной в настоящий момент ячейке.
Упражнение 2.1
- 1. Введите в любую ячейку текст 1 - 3 и нажмите клавишу Формат - Ячейка для определения в ячейке типа "Текст", это позволит ввести в ячейку любой набор символов.
- 2. Выделите три любых ячейки. Выполните обрамление ячеек синим цветом, пунктиром. Закрасьте фон ячейки желтым цветом.
- 3. Введите в ячейку любое слово. Режимом Формат - Ячейка - Граница расположите текст под углом 45 градусов.
Рис. 3. Вид окна команды Формат - Ячейка
Практическое задание 2
Создайте таблицу следующего вида на первом рабочем листе.
Таблица 2.
При создании таблицы примените следующие установки:
- · основной текст таблицы выполнен шрифтом Courier 12 размера;
- · текст отцентрирован относительно границ ячейки;
- · чтобы текст занимал в ячейке несколько строк, используйте режим Формат - Ячейка - Выравнивание ;
- · выполните обрамление таблицы синим цветом, для этого используйте режим Формат - Ячейка - Граница .
Сохраните готовую таблицу в папке Users в файле ископаемые.xls .
Изменение структуры таблицы
Команда главного меню Вставка позволяет добавить в таблицу строки, столбцы или ячейки. При этом необходимое количество строк, столбцов или ячеек нужно выделить. Следует помнить, что новые строки будут добавлены над выделенными строками, а новые столбцы - слева от выделенных столбцов. При добавлении ячеек появится окно диалога, в котором нужно определить, как поступить с существующими ячейками.
Упражнение 2.2
- 1. Добавьте над созданной таблицей две пустые строки.
- 2. Между первым м вторым столбцом добавьте новый столбец.
Заголовок таблицы
Для расположения заголовка по центру относительно границ таблицы существует специальная пиктограмма, которая называется "Объединить и поместить в центре". Предварительно выделяется группа ячеек над таблицей, при нажатии на данную пиктограмму они объединяются в одну и набираемый в ней текст центрируется.
Упражнение 2.3
Над созданной таблицей наберите заголовок "Полезные ископаемые" 14 размером, полужирным курсивом.
Помимо обычных инструментов, для работы с таблицей можно использовать элементы вкладки Конструктор (см. рис. 11.15). Эта вкладка автоматически появляется при выделении любой ячейки таблицы и также автоматически скрывается при выделении любой ячейки вне таблицы.
Можно применить к таблице другой стиль оформления.
Для изменения стиля оформления таблицы можно также нажать кнопку Форматировать как таблицу в группе Стили вкладки Главная и выбрать стиль оформления.
Во вкладке Конструктор в группе Параметры стилей таблицы (рис. 11.17) можно настроить особенности параметров оформления таблицы.
Для включения или отключения строки заголовков установите или снимите флажок Строка заголовка .
Для включения или отключения итоговой строки установите или снимите флажок Строка итогов .
Для отображения специального форматирования первого столбца таблицы установите или снимите флажок Первый столбец .
Для отображения специального форматирования последнего столбца таблицы установите или снимите флажок Последний столбец .
Для различного отображения четных и нечетных строк в целях облегчения чтения установите или снимите флажок Чередующиеся строки .
Для различного отображения четных и нечетных столбцов в целях облегчения чтения установите или снимите флажок Чередующиеся столбцы .
Преобразование таблицы в диапазон
Таблицу можно преобразовать в обычный диапазон данных. Все установленное форматирование при этом сохранится.
- Выделите любую ячейку таблицы.
- Нажмите кнопку Преобразовать в диапазон в группе Сервис вкладки Конструктор (см. рис. 11.16 или рис. 11.17).
- В окне запроса на преобразование нажмите кнопку Да .
Использование стилей
О стилях
Использование стилей обеспечивает единообразие оформления данных и ячеек во всей книге, позволяет быстро устанавливать выбранный набор параметров форматирования, а также мгновенно изменять оформление всех ячеек, к которым применен один стиль.
Стилем называется набор параметров форматирования данных и ячеек: числовой формат; выравнивание; шрифт; граница; заливка; защита. Стиль не обязательно должен включать в себя все параметры форматирования.
При изменении параметров стиля автоматически изменяется оформление всех ячеек, к которым применен изменяемый стиль.
Для ячеек, к которым применен какой-либо стиль, можно применять также и любое другое оформление. Параметры оформления, установленные после применения стиля, не будут автоматически изменяться при изменении стиля.
Форматировать ячейки как таблицу это процесс, требующий много времени, но приносящий мало пользы. Много усилий можно сэкономить, используя уже готовые стили оформления таблиц.
Рассмотрим готовые дизайнерские стильные решения, которые предопределенные в наборе Excel инструментов. Так же можно подумать о создании и сохранении собственных стилей. Для этого программой предусмотрены специальные средства и инструменты.
Как создать и форматировать как таблицу в Excel?
Отформатируем исходную таблицу из предыдущих уроков с помощью стилевого оформления.
Примечание. Обратите внимание, Excel сам распознал размеры таблицы, нам не нужно было выделять диапазон, достаточно было указать одну любую ячейку.
Хоть стилей предусмотрено немало иногда нельзя найти подходящего. Для экономии времени стоит выбрать наиболее похожий стиль и отформатировать его под свои потребности.
Чтобы очистить формат нужно предварительно выделить необходимый диапазон ячеек и выбрать инструмент на вкладке «Главная»-«Редактирование»-«Очистить форматы». Для быстрого удаления только границ ячейки используйте комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+(минус). Только не забудьте перед этим выделить саму таблицу.
Стандартная ширина столбцов не всегда подходит для столбцов на рабочем листе.
Например, ширину столбцов необходимо изменять при следующих условиях:
- ширина недостаточна, чтобы показать текст без усечения;
- ширина недостаточна, чтобы показать цифровую информацию (в этом случае ячейку будут заполнять символы # # # #);
- ширина слишком большая для данной таблицы, и ее необходимо сократить.
Если ширина столбца слишком маленькая, данные не теряются; они просто не показываются полностью.
Ширина столбца и групп столбцов может быть изменена при использовании команд Формат, Столбец (Format, Column).
Форматирование столбца
- Выделите столбцы для форматирования.
- Выберите в меню команду Формат, Столбец (Format, Column) и затем требуемую операцию (табл. 29).
Таблица 29. Форматирование столбца
Изменение ширины столбцов с помощью мыши
- .Выделите столбцы для изменения ширину.
- Переместите указатель мыши на правую границу одного из выбранных столбцов в область заголовков столбцов. Указатель мыши изменится на двунаправленную стрелку.
- Перетащите правую границу столбца на новое место. Ширина колонки будет показана в поле всплывающей подсказки в ходе этого процесса.
Для автоподбора ширины столбца щелкните дважды по правой границе столбца.
Высота выбранных строк может быть изменена для того, чтобы обеспечить увеличенное расстояние между линиями.
Высота строк, автоматически присваиваемая Excel, базируется на размере наибольшего шрифта, находящегося в строке. Автоматически рассчитанная высота строки приблизительно на 25 % больше, чем размер шрифта в пунктах (1/72 дюйма).
Форматирование строк
- Выделите необходимые строки.
- Выберите Формат, Строка (Format, Row) и требуемые операции (табл. 30).
Таблица 30. Форматирование строки
Высоту строки также можно изменить с помощью мыши. Перетащите нижнюю границу строки на новое место. Высота строки будет показана в поле всплывающей подсказки в ходе этого процесса.
Для автоподбора высоты строки щелкните дважды по нижней границе строки.
Форматирование ячеек
Содержимое ячеек таблицы может быть отформатировано для улучшения внешнего вида таблицы на рабочем листе. Все опции форматирования ячеек могут быть найдены в окне диалога команды Ячейки в меню Формат (Format, Cells). Кроме того, некоторые кнопки доступны в панели инструментов Форматирование для быстрого применения наиболее общих текстовых и цифровых форматов.
Параметры форматирования диалогового окна Формат ячеек (рис. 90) разделены закладками и представлены в табл. 31.
Таблица 31. Закладки диалогового окна Формат ячеек
Форматирование чисел
Данные в таблицах Excel могут быть представлены в различных числовых форматах, в зависимости от того, какие вычисления требуется произвести (рис.92).
В поле Числовые форматы представлен список форматов. Можно задать нужное число знаков после запятой и выбрать способ представления отрицательных чисел в соответствующих полях.
Существует разница между тем, что ячейка "реально" содержит, и способом показа ее содержимого. Строка формул показывает неформатированное содержимое, в то время как ячейка показывает форматированную версию. Поле Образец показывает выбранное форматирование.
При работе с новой таблицей по Умолчанию установлен цифровой формат Общий (General), который показывает числа без определенного форматирования (т.е. 145123; 0,37; 31 и т. д.).
Ввод некоторых символов автоматически установит нужное форматирование. Например; ввод 40 р. или 5 % в ячейку автоматически установит денежный или процентный формат введенных данных соответственно.
Форматирование может также выполняться при введении значений на рабочий лист.
Рис. 92. Закладка Число
Выравнивание данных в ячейке
Для установки новых значений выравнивания или изменения значений принятых по умолчанию могут использоваться опции закладки Выравнивание (Alignment) в окне диалога Формат, Ячейки (Format, Cells) (рис. 93).
Изменения будут применены для всех выбранных ячеек, областей рабочего листа. По умолчанию выравнивание текста, введенного в ячейку, осуществляется по левому краю, а цифры выравниваются вправо.
Опции выравниваний по горизонтали и по вертикали определяют положение текста в ячейке. Для изменения направления текста требуется повернуть стрелку со словом Надпись в поле Ориентация.
Если текст в ячейке состоит из нескольких слов, для удобства чтения задайте опито Переносить по словам.
Рис. 93. Закладка Выравнивание
Центрирование текста по столбцам
Содержимое ячейки может быть выровнено по столбцам в выбранной области. Эта возможность используется для центрирования заголовков на рабочем листе. В этом случае текст должен находиться в самой левой ячейке выделенной области.
Установка шрифтов и их атрибутов
Опции закладки Шрифт (Font) окна диалога Формат, Ячейки (Format/ Cells) используются для установки шрифтов и их стилей для выделенных ячеек.
Средства форматирования с использованием шрифтов в Excel аналогичны средствам Word, описанным в предыдущей главе.
Границы и вид ячейки или области
Рамки могут применяться для ячейки или выделенной области. Опции рамок могут быть установлены при использовании закладки Граница (Border) (рис. 94).
Рис. 94. Закладка Граница
Некоторые из доступных стилей рамок представлены в поле Тип линии.
- Выделите ячейки для форматирования.
- Откройте панель диалога Формат, Ячейки (Format, Cells) и выберите закладку Граница (Border).
- Выберите стороны для ячеек, в которых будет установлена рамка.
- Выберите Тип и цвет линии.
- Нажмите ОК .
Внешний вид ячеек может быть улучшен при заполнении их цветом и/или узором. Цвета и узоры (включая цвет узора) могут быть установлены при использовании закладки Вид (Patterns) окна диалога Формат, Ячейки (Format, Cells).
Выбранная заливка и узор показываются в поле Образец.
Защита ячеек
Защита полезна в таблицах, содержащих сложные формулы и заранее заданные константы. В Excel используется двухуровневая система защиты. В рабочем листе каждая ячейка по умолчанию заблокирована, но, если защита листа выключена, данные можно вводить во все ячейки.
Закладка Защита (Protection) содержит опции Защищаемая ячейка (Locked) и Скрыть формулы (Hidden).
Чтобы запретить изменение ячеек листа для сохранения формул или данных, следует разблокировать ячейки для ввода и установить защиту листа.
- Выделите и разблокируйте все ячейки, которые потребуется изменять после защиты листа, сняв опцию Защищаемая ячейка (Locked).
- Скройте все формулы, которые не должны быть видимы, установив опцию Скрыть формулы (Hidden).
- В меню Сервис выберите команду Защита (Tools, Options), а затем команду Защитить лист (Protect Sheet).
Чтобы никто другой не смог снять защиту с листа, введите пароль, но учтите, что при утере пароля получить доступ к защищенным элементам листа будет невозможно.
